Documento, registro y archivo — Cuerpo General Administrativo
Test de 31 preguntas con explicaciones justificadas.
Pregunta 1: Según la Ley 39/2015, de 1 de octubre, ¿qué se entiende por documento administrativo?
- A) Cualquier expresión en lenguaje natural, gráfico o sonoro recogido en cualquier tipo de soporte material.
- B) Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los electrónicos, que reúnan los requisitos establecidos en la Ley.
- C) Exclusivamente los escritos en papel que contienen decisiones de los órganos administrativos.
- D) Los documentos firmados por un funcionario público con sello oficial.
El Art. 4.f) de la Ley 39/2015 define documento administrativo como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los electrónicos, que reúnan los requisitos establecidos en la Ley.
Pregunta 2: ¿Cuál de las siguientes NO es una clase de archivo según la normativa española de archivos?
- A) Archivo de gestión.
- B) Archivo central.
- C) Archivo notarial.
- D) Archivo histórico.
Según la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y la normativa archivística, las clases principales de archivos son: de gestión, central, intermedio e histórico. 'Archivo notarial' no es una categoría general, sino un tipo específico de archivo por institución.
Pregunta 3: Según la Ley 39/2015, el registro de entrada y salida de documentos debe cumplir con la función de:
- A) Conservar permanentemente los documentos de la Administración.
- B) Documentar la fecha de presentación o salida de los documentos, dando constancia de su recepción o envío.
- C) Sustituir al archivo central en la custodia de los expedientes.
- D) Verificar la veracidad del contenido de los documentos presentados.
El Art. 16.4 de la Ley 39/2015 establece que el registro tiene por función documentar la fecha de presentación o salida de los documentos, dando constancia de su recepción o envío.
Pregunta 4: ¿En qué principio fundamental se basa la organización de los archivos para mantener la estructura y relaciones originales de los documentos?
- A) Principio de accesibilidad.
- B) Principio de procedencia (o respeto de fondos).
- C) Principio de economía archivística.
- D) Principio de publicidad.
El principio de procedencia o respeto de los fondos, reconocido en la normativa archivística española (como en la Ley 16/1985), establece que los documentos de una institución no deben mezclarse con los de otra, manteniendo su estructura y relaciones originales.
Pregunta 5: De acuerdo con la Ley 39/2015, ¿cuál es el plazo máximo para que un documento presentado en el registro sea distribuido al órgano competente?
- A) 24 horas.
- B) 48 horas.
- C) 10 días hábiles.
- D) 5 días hábiles.
El Art. 16.3 de la Ley 39/2015 establece que la distribución de los documentos recibidos en el registro a las unidades correspondientes se realizará en el plazo máximo de veinticuatro horas desde su presentación.
Pregunta 6: Según la Ley 39/2015, ¿qué debe contener todo documento administrativo para ser válido?
- A) Sello oficial y número de registro.
- B) Fecha, firma del órgano emisor y contenido.
- C) Referencia completa al expediente y firma electrónica.
- D) Nombre y apellidos del interesado y dirección postal.
El Art. 26.1 de la Ley 39/2015 señala que todo documento administrativo debe cumplir, entre otros, los requisitos de fecha, firma del órgano emisor y contenido. Los otros elementos pueden ser necesarios en casos específicos, pero no son universales.
Pregunta 7: ¿Qué tipo de archivo tiene como función principal la conservación y difusión de documentos de valor histórico?
- A) Archivo de gestión.
- B) Archivo central.
- C) Archivo intermedio.
- D) Archivo histórico.
Según la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, los archivos históricos conservan documentos con valor histórico, cultural o informativo permanente, destinados a la consulta y difusión.
Pregunta 8: ¿Cuál es el criterio de ordenación documental más habitual para la organización de expedientes dentro de una serie?
- A) Alfabético por nombre del funcionario.
- B) Cronológico por fecha de resolución.
- C) Numérico correlativo o cronológico.
- D) Por materia o asunto.
Los criterios de ordenación más comunes en archivos son el numérico correlativo (por número de expediente) o el cronológico (por fecha del documento). Así se establece en manuales de procedimiento y normativa archivística.
Pregunta 9: Según la Ley 39/2015, ¿qué valor tienen las copias auténticas de documentos administrativos?
- A) Solo tienen valor informativo, no sustituyen al original.
- B) Tienen el mismo valor y eficacia que el documento original.
- C) Solo tienen validez si están firmadas por notario.
- D) Su valor depende del soporte en el que se emitan.
El Art. 27.2 de la Ley 39/2015 establece que las copias auténticas, realizadas por la Administración, tendrán el mismo valor y eficacia que el documento original.
Pregunta 10: En el registro de entrada, ¿qué dato debe figurar obligatoriamente en el asiento de registro?
- A) El nombre completo del funcionario receptor.
- B) La hora exacta de presentación con minutos y segundos.
- C) El número de registro, fecha, remitente, destinatario y breve descripción.
- D) El importe de las tasas pagadas.
El Art. 16.4 de la Ley 39/2015 indica que el asiento de registro debe contener, al menos, el número, la fecha de entrada o salida, el remitente, el destinatario, un breve extracto del contenido y, en su caso, el órgano al que se dirige.
Pregunta 11: ¿Qué principio garantiza que los ciudadanos pueden acceder a los documentos administrativos, con las excepciones legalmente previstas?
- A) Principio de oficialidad.
- B) Principio de transparencia.
- C) Principio de eficacia.
- D) Principio de jerarquía.
El Art. 13 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, establece el derecho de acceso a la información pública, que incluye documentos administrativos, con ciertas excepciones.
Pregunta 12: ¿Cuál de los siguientes es un documento administrativo electrónico según la Ley 39/2015?
- A) Cualquier archivo informático creado en un ordenador.
- B) Un documento que reúna los requisitos establecidos en la Ley y esté firmado electrónicamente.
- C) Un documento escaneado sin firma electrónica.
- D) Un correo electrónico interno entre funcionarios.
El Art. 28 de la Ley 39/2015 define los documentos electrónicos y establece que deberán estar firmados electrónicamente de conformidad con lo previsto en la Ley, para ser considerados válidos.
Pregunta 13: Según la normativa, ¿qué función NO es propia de un archivo de gestión?
- A) Recibir documentos activos de las oficinas productoras.
- B) Conservar documentos con valor histórico permanente.
- C) Facilitar la consulta de documentos en trámite.
- D) Realizar transferencias al archivo central.
Los archivos de gestión (o de oficina) custodian documentos en fase activa o semiactiva, para apoyo administrativo. La conservación permanente de documentos históricos corresponde a los archivos históricos, según la Ley 16/1985.
Pregunta 14: ¿Qué artículo de la Ley 39/2015 regula el uso de las lenguas oficiales en los documentos administrativos?
- A) Artículo 10.
- B) Artículo 15.
- C) Artículo 26.
- D) Artículo 77.
El Art. 15 de la Ley 39/2015 establece el derecho de los ciudadanos a relacionarse con la Administración en la lengua oficial que elijan, y regula el uso de las lenguas oficiales en los documentos administrativos.
Pregunta 15: ¿Cuál es el destino final de los documentos que han agotado su valor administrativo y no tienen valor histórico?
- A) Conservación permanente en el archivo histórico.
- B) Eliminación, previa autorización.
- C) Digitalización y posterior destrucción del papel.
- D) Transferencia al archivo intermedio indefinidamente.
Según la normativa de archivos (como la Ley 16/1985 y reglamentos), los documentos que no tienen valor administrativo, legal ni histórico pueden ser eliminados, previa autorización de la comisión de valoración correspondiente.
Pregunta 16: ¿Qué se entiende por 'expediente administrativo' según la Ley 39/2015?
- A) El conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a una resolución administrativa.
- B) El documento original que contiene la resolución de un procedimiento.
- C) La copia auténtica de un documento administrativo.
- D) El libro de registro donde se anotan las entradas y salidas.
El Art. 31.1 de la Ley 39/2015 define el expediente administrativo como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
Pregunta 17: Según la Ley 39/2015, ¿qué órgano es competente para autorizar la eliminación de documentos administrativos?
- A) El órgano que los produjo, de forma unilateral.
- B) La Comisión de Valoración de Documentos Administrativos.
- C) El Archivo Histórico Nacional.
- D) El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
El Art. 18.1 de la Ley 39/2015 establece que la eliminación de documentos administrativos solo podrá realizarse previa autorización de la Comisión de Valoración de Documentos Administrativos correspondiente.
Pregunta 18: ¿Qué criterio de ordenación se utiliza comúnmente para organizar documentos personales (como historiales) dentro de un archivo?
- A) Cronológico inverso.
- B) Alfabético por apellidos.
- C) Por número de identificación (DNI).
- D) Por fecha de nacimiento.
En archivos, los documentos personales (expedientes de personal, historiales) suelen ordenarse alfabéticamente por apellidos para facilitar la recuperación, según criterios archivísticos comunes.
Pregunta 19: ¿Qué artículo de la Ley 39/2015 regula el acceso a los documentos administrativos?
- A) Artículo 13.
- B) Artículo 18.
- C) Artículo 29.
- D) Artículo 37.
El Art. 13 de la Ley 39/2015 regula el derecho de acceso a los documentos administrativos, estableciendo sus límites y procedimiento.
Pregunta 20: ¿Qué se considera 'copia auténtica' según la Ley 39/2015?
- A) Cualquier fotocopia de un documento original.
- B) La reproducción del documento original que garantice su identidad e integridad, realizada por la Administración.
- C) Solo la copia certificada por notario.
- D) La versión digitalizada de un documento en papel.
El Art. 27.2 de la Ley 39/2015 define copia auténtica como la reproducción del documento original que garantice su identidad e integridad, realizada por la Administración, con el mismo valor y eficacia que el original.
Pregunta 21: ¿Qué principio archivístico impide la mezcla de documentos de distintos fondos?
- A) Principio de orden original.
- B) Principio de procedencia.
- C) Principio de acceso público.
- D) Principio de indivisibilidad.
El principio de procedencia (o respeto de fondos) establece que los documentos de una institución no deben mezclarse con los de otra, manteniendo su identidad y estructura. Es un principio fundamental en archivística.
Pregunta 22: Según la Ley 39/2015, ¿qué debe hacer la Administración cuando recibe un documento dirigido a un órgano distinto?
- A) Devolverlo al remitente indicando el error.
- B) Remitirlo de oficio al órgano competente en el plazo de 10 días.
- C) Archivarlo directamente si no es competente.
- D) Admitirlo y remitirlo de oficio al órgano competente, dando cuenta al interesado.
El Art. 16.2 de la Ley 39/2015 establece que cuando un documento se presente en un registro que no corresponda al órgano competente, se admitirá y se remitirá de oficio al competente, dando cuenta al interesado.
Pregunta 23: ¿Qué tipo de archivo actúa como intermediario entre el archivo de gestión y el histórico?
- A) Archivo central.
- B) Archivo intermedio.
- C) Archivo territorial.
- D) Archivo de seguridad.
El archivo intermedio custodia documentos semiactivos que ya no son de uso frecuente pero aún no pueden ser transferidos al histórico, según el ciclo vital de los documentos.
Pregunta 24: ¿Qué requisito debe cumplir un documento electrónico para ser equivalente al documento en papel?
- A) Estar en formato PDF.
- B) Ser generado por un software oficial.
- C) Garantizar su autenticidad, integridad y conservación.
- D) Incluir un código QR de verificación.
El Art. 28.1 de la Ley 39/2015 establece que los documentos electrónicos serán equivalentes a los documentos en papel si garantizan su autenticidad, integridad y conservación, y si cumplen los requisitos de la Ley.
Pregunta 25: ¿Qué función tiene el archivo central en la organización administrativa?
- A) Custodiar documentos históricos de valor permanente.
- B) Recoger documentos semiactivos de varias unidades y facilitar su consulta.
- C) Eliminar documentos que han perdido su valor.
- D) Digitalizar todos los documentos en papel.
El archivo central recibe transferencias de documentos semiactivos o inactivos de las unidades productoras (archivos de gestión), los organiza y facilita su consulta hasta su valoración definitiva.
Pregunta 26: Según la Ley 39/2015, ¿qué información debe figurar en el sello de registro?
- A) Nombre del funcionario, fecha y hora.
- B) Número de registro, órgano, fecha y hora.
- C) Solo la fecha y un código de barras.
- D) Firma del interesado y número de expediente.
El Art. 16.4 de la Ley 39/2015 indica que en el sello de registro deberá constar, al menos, el número de registro, el órgano o unidad administrativa, y la fecha y hora de presentación.
Pregunta 27: ¿Qué se entiende por 'transferencia documental'?
- A) La venta de documentos históricos a otras instituciones.
- B) El envío de documentos entre archivos de una misma Administración, según su ciclo vital.
- C) La donación de documentos a archivos privados.
- D) La publicación de documentos en internet.
La transferencia documental es el traslado de documentos desde un archivo a otro (ej., de gestión a central) dentro de la misma Administración, conforme a su ciclo vital y normas de valoración.
Pregunta 28: ¿Qué artículo de la Ley 39/2015 regula la formación y custodia de los expedientes?
- A) Artículo 29.
- B) Artículo 31.
- C) Artículo 33.
- D) Artículo 35.
El Art. 31 de la Ley 39/2015 regula la formación de los expedientes, su contenido, custodia y conservación.
Pregunta 29: ¿Cuál de estas es una función del archivo según la normativa archivística?
- A) Emitir resoluciones administrativas.
- B) Organizar, conservar y servir documentos.
- C) Registrar la entrada y salida de correspondencia.
- D) Gestionar el personal administrativo.
Las funciones básicas del archivo, según la normativa (como la Ley 16/1985 y manuales), son recoger, organizar, conservar y servir los documentos para su uso administrativo y cultural.
Pregunta 30: ¿Qué se considera 'documento original' según la Ley 39/2015?
- A) El primer ejemplar emitido por el órgano administrativo.
- B) Cualquier copia firmada por un superior jerárquico.
- C) El documento que tiene sello de registro.
- D) Solo los documentos en soporte papel.
El Art. 27.1 de la Ley 39/2015 define como original el primer ejemplar emitido por el órgano administrativo, que puede ser en soporte papel o electrónico.
Pregunta 31: ¿Qué norma regula específicamente el Patrimonio Histórico Español, incluyendo los archivos?
- A) Ley 39/2015.
- B) Ley 40/2015.
- C) Ley 16/1985.
- D) Ley 19/2013.
La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, regula los archivos, bibliotecas y museos de titularidad estatal, estableciendo su régimen de protección y conservación.