Gestión documental, CMS, SEO y herramientas colaborativas — Cuerpo de Gestión de Sistemas e Informática de la Administración del Estado
Test de 31 preguntas con explicaciones justificadas.
Pregunta 1: Según la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, ¿cuál de las siguientes es una fase del ciclo de vida de los documentos electrónicos?
- A) Registro
- B) Publicación
- C) Viralización
- D) Monetización
Según el artículo 10 de la Ley 39/2015, el ciclo de vida de los documentos electrónicos comprende las fases de creación, registro, clasificación, conservación y eliminación.
Pregunta 2: ¿Qué estándar internacional proporciona los principios y requisitos para la gestión de documentos de archivo (records management)?
- A) ISO/IEC 27001
- B) ISO 9001
- C) ISO 15489
- D) ISO 14001
La norma ISO 15489-1:2016 es el estándar internacional que establece los conceptos y principios para la gestión de documentos de archivo (records management).
Pregunta 3: En el contexto de un CMS (Content Management System) como WordPress, ¿qué es un 'theme' o tema?
- A) Un componente que añade funcionalidad específica, como un foro o carrito de compra.
- B) Un conjunto de archivos que define la presentación visual y el diseño del sitio web.
- C) Un lenguaje de programación para extender la lógica del núcleo del CMS.
- D) Un sistema de gestión de bases de datos utilizado por el CMS.
En arquitectura de CMS, un 'theme' o tema es un conjunto de plantillas y hojas de estilo que controlan la apariencia y presentación del contenido.
Pregunta 4: ¿Qué técnica de SEO (Search Engine Optimization) se considera una práctica 'Black Hat' y puede conllevar penalizaciones por parte de los motores de búsqueda?
- A) Optimización de la velocidad de carga de la página.
- B) Creación de contenido original y de calidad.
- C) Enlace en páginas de texto (link farming).
- D) Uso adecuado de etiquetas de encabezado (H1, H2).
El 'link farming' o creación de granjas de enlaces es una técnica manipulativa para inflar artificialmente la popularidad de enlaces, considerada 'Black Hat SEO' y penalizable según las directrices para webmasters de Google.
Pregunta 5: ¿Qué protocolo o estándar se utiliza comúnmente para el inicio de sesión único (SSO) en herramientas colaborativas basadas en web?
- A) FTP
- B) SAML
- C) HTML5
- D) CSS3
SAML (Security Assertion Markup Language) es un estándar abierto basado en XML ampliamente utilizado para intercambiar datos de autenticación y autorización entre un proveedor de identidad (IdP) y un proveedor de servicio (SP) en SSO.
Pregunta 6: De acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), ¿qué Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) regula específicamente el documento electrónico y el expediente electrónico?
- A) NTI de Reutilización de recursos de la información.
- B) NTI de Política de firma electrónica y certificados de persona física.
- C) NTI de Documento electrónico y expediente electrónico.
- D) NTI de Catálogo de estándares.
La Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico y expediente electrónico, aprobada por el Real Decreto 4/2010, establece las condiciones para la creación, formato, firma, conservación y archivo de documentos y expedientes electrónicos.
Pregunta 7: En un sistema de gestión documental (DMS), ¿qué se entiende por 'control de versiones'?
- A) La capacidad de restaurar un documento a un estado anterior tras una modificación no deseada.
- B) La función para convertir documentos de un formato a otro automáticamente.
- C) El proceso de indexar el contenido de los documentos para búsquedas full-text.
- D) La técnica de comprimir documentos para ahorrar espacio de almacenamiento.
El control de versiones es una funcionalidad básica de un DMS que permite gestionar los cambios en un documento a lo largo del tiempo, manteniendo un historial y permitiendo recuperar versiones anteriores.
Pregunta 8: ¿Cuál de las siguientes es una característica principal de un CMS headless?
- A) Gestiona tanto el contenido como la presentación en un único sistema monolítico.
- B) Utiliza exclusivamente bases de datos relacionales como MySQL.
- C) Separa la capa de gestión de contenido (backend) de la capa de presentación (frontend).
- D) Requiere obligatoriamente el uso de plugins para la creación de contenido.
Una arquitectura headless CMS se caracteriza por desacoplar el backend (repositorio de contenido) del frontend (capas de presentación), sirviendo el contenido a través de APIs (como REST o GraphQL) a cualquier dispositivo o canal.
Pregunta 9: Para mejorar el SEO técnico de un sitio web, es fundamental:
- A) Tener un archivo 'robots.txt' correctamente configurado.
- B) Incluir la mayor cantidad posible de palabras clave en el metatag 'keywords'.
- C) Utilizar marcos (frames) para estructurar el contenido.
- D) Evitar el uso de sitemaps XML.
El archivo 'robots.txt' es un estándar que indica a los rastreadores de los motores de búsqueda qué páginas o secciones del sitio no deben ser indexadas, siendo una herramienta básica de control del rastreo y parte del SEO técnico.
Pregunta 10: En el contexto de herramientas colaborativas, una 'wiki' se caracteriza principalmente por:
- A) Permitir la edición síncrona del mismo documento por múltiples usuarios en tiempo real.
- B) Ser una aplicación de hoja de cálculo en la nube con funciones colaborativas.
- C) Permitir a los usuarios crear y modificar contenido de forma colectiva y fácil a través de un navegador web.
- D) Gestionar exclusivamente el flujo de trabajo (workflow) de aprobación de documentos.
Una wiki es un sitio web cuyas páginas pueden ser editadas directamente desde el navegador por múltiples usuarios, facilitando la creación colaborativa de contenido. El término proviene de la tecnología WikiWiki.
Pregunta 11: Según la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, ¿qué se entiende por 'expediente electrónico'?
- A) El conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo.
- B) La copia de seguridad cifrada de todos los documentos de una administración.
- C) El inventario general de todos los sistemas de información de una entidad.
- D) La herramienta informática para la firma digital de documentos.
El artículo 28.1 de la Ley 40/2015 define el expediente electrónico como el conjunto ordenado de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
Pregunta 12: ¿Qué tecnología de bases de datos es comúnmente utilizada por CMS como WordPress y Drupal para almacenar el contenido?
- A) MongoDB
- B) SQLite
- C) Sistemas de gestión de bases de datos relacionales (p. ej., MySQL, PostgreSQL).
- D) Base de datos orientada a grafos (p. ej., Neo4j).
La mayoría de los CMS tradicionales (WordPress, Drupal, Joomla) utilizan sistemas de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS) como MySQL, MariaDB o PostgreSQL para almacenar contenido, configuración y datos de usuarios.
Pregunta 13: El proceso de 'crawling' o rastreo en SEO se refiere a:
- A) La acción de los usuarios al navegar por un sitio web.
- B) La visita de los bots de los motores de búsqueda a las páginas web para descubrir y analizar su contenido.
- C) La corrección de enlaces rotos (broken links) en un sitio.
- D) La técnica de posicionar una página para una palabra clave específica.
El 'crawling' o rastreo es la fase en la que los bots (arañas) de los motores de búsqueda exploran la web siguiendo enlaces para descubrir páginas nuevas o actualizadas y añadirlas a su índice.
Pregunta 14: ¿Qué funcionalidad proporciona principalmente una herramienta colaborativa como Microsoft SharePoint en una intranet corporativa?
- A) Solo alojamiento de sitios web públicos.
- B) Gestión unificada de contenidos, portales, colaboración en documentos y flujos de trabajo empresariales.
- C) Exclusivamente edición de código fuente en equipo.
- D) Monitorización en tiempo real del rendimiento de la red.
Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión de contenido empresarial que permite crear intranets, portales, gestionar documentos, flujos de trabajo (workflows) y facilitar la colaboración entre equipos.
Pregunta 15: De acuerdo con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), ¿qué principio garantiza que la información solo sea accesible para aquellas personas, entidades o procesos autorizados?
- A) Integridad
- B) Confidencialidad
- C) Trazabilidad
- D) Disponibilidad
El artículo 4 del Real Decreto 311/2022, que aprueba el Reglamento del ENS, define la confidencialidad como la garantía de que la información no se pone a disposición ni se revela a individuos, entidades o procesos no autorizados.
Pregunta 16: ¿Qué elemento NO es típicamente considerado un metadato de un documento electrónico según la NTI de Documento Electrónico?
- A) Fecha de creación del documento.
- B) Identificador único del documento.
- C) Tamaño en bytes del archivo original.
- D) El color de fondo preferido por el autor.
Los metadatos obligatorios según el Anexo II de la NTI de Documento Electrónico incluyen identificador, título, fecha, autor, etc. El 'color de fondo preferido' no es un metadato administrativo, legal o de preservación relevante.
Pregunta 17: En el contexto de SEO, ¿qué es un 'sitemap.xml'?
- A) Un mapa visual del sitio web para ayudar a la navegación de los usuarios.
- B) Un archivo en formato XML que lista las URLs de un sitio para facilitar el rastreo por los motores de búsqueda.
- C) Un diagrama de la estructura de la base de datos del CMS.
- D) Un protocolo de seguridad para proteger las áreas de administración del sitio.
Un sitemap XML es un archivo que enumera las URLs importantes de un sitio web, junto con metadatos opcionales como la última actualización, para ayudar a los motores de búsqueda a rastrear e indexar el contenido de forma más eficiente.
Pregunta 18: ¿Qué ventaja principal ofrece el uso de un CDN (Content Delivery Network) para un sitio web gestionado con un CMS?
- A) Reemplazar la necesidad de un certificado SSL.
- B) Aumentar la velocidad de carga para usuarios en distintas ubicaciones geográficas.
- C) Generar automáticamente contenido nuevo y original.
- D) Eliminar la necesidad de realizar copias de seguridad.
Un CDN es una red de servidores distribuidos geográficamente que almacena en caché copias del contenido estático (imágenes, CSS, JS) para servirlo desde la ubicación más cercana al usuario, mejorando significativamente los tiempos de carga.
Pregunta 19: En una plataforma colaborativa como Google Workspace, ¿qué tecnología subyacente permite la edición simultánea de un documento por varios usuarios?
- A) Operational Transformation (OT) o Conflict-free Replicated Data Types (CRDTs).
- B) Protocolo de Transferencia de Hipertexto (HTTP) básico.
- C) Lenguaje de marcado extensible (XML) estático.
- D) Sistema de archivos en red (NFS).
La edición colaborativa en tiempo real en herramientas como Google Docs se basa en algoritmos como Operational Transformation (OT) o CRDTs para mantener la consistencia de los datos ante cambios concurrentes sin bloquear la edición.
Pregunta 20: La 'indexación' en un sistema de gestión documental se refiere a:
- A) El proceso de asignar términos de un vocabulario controlado para describir el contenido de un documento y facilitar su recuperación.
- B) La fase de destrucción segura de documentos obsoletos.
- C) La conversión de documentos en papel a formato digital.
- D) La firma electrónica de un documento para validar su autenticidad.
La indexación es el proceso de analizar el contenido o los atributos de un documento y asignarle puntos de acceso (como palabras clave, códigos, fechas) para permitir su localización posterior a través de búsquedas.
Pregunta 21: ¿Qué es un 'plugin' o 'extensión' en un CMS como WordPress?
- A) Un tipo de licencia de software para uso comercial.
- B) Un módulo de software que añade características o funcionalidades específicas al CMS.
- C) La plantilla predeterminada que define el aspecto del sitio.
- D) El lenguaje de programación con el que está escrito el núcleo del CMS.
Un plugin es un componente software que se integra con el CMS para extender sus capacidades nativas sin modificar su núcleo, permitiendo añadir funciones como formularios de contacto, comercio electrónico o SEO.
Pregunta 22: Para cumplir con las directrices de accesibilidad web (WCAG) y beneficiar al SEO, es importante:
- A) Utilizar texto alternativo (alt) significativo en las imágenes.
- B) Repetir la misma palabra clave en el 'alt' de todas las imágenes.
- C) Usar solo imágenes para transmitir el contenido principal.
- D) Evitar el uso de encabezados (H1, H2) en las páginas.
El atributo 'alt' en las imágenes proporciona un texto alternativo para usuarios que no pueden verlas (por ejemplo, usando lectores de pantalla). Esto es un requisito de las WCAG y también ayuda a los motores de búsqueda a comprender el contenido de la imagen.
Pregunta 23: ¿Qué describe el principio de 'preservación digital' a largo plazo?
- A) La acción de imprimir todos los documentos electrónicos para guardarlos en papel.
- B) Las estrategias y actividades para asegurar que la información digital permanezca accesible y usable a lo largo del tiempo, más allá de cambios tecnológicos.
- C) La creación de copias de seguridad diarias en cintas magnéticas.
- D) La prohibición de modificar cualquier documento después de su creación.
La preservación digital implica un conjunto de procesos y estrategias (como migración, emulación, normalización de formatos) destinados a mantener la autenticidad, integridad y usabilidad de los objetos digitales a muy largo plazo.
Pregunta 24: En herramientas colaborativas, un 'espacio de trabajo' (workspace) típicamente se refiere a:
- A) La ubicación física de los servidores de la aplicación.
- B) Un área virtual compartida donde un equipo puede comunicarse, colaborar y gestionar tareas y documentos.
- C) El sistema operativo instalado en los ordenadores de los usuarios.
- D) La política de seguridad que define los horarios de acceso al sistema.
En plataformas como Slack, Microsoft Teams o Asana, un espacio de trabajo (o workspace/team) es el contenedor principal que agrupa a los miembros de un equipo, sus canales de comunicación, archivos y herramientas compartidas.
Pregunta 25: Según la normativa española, ¿qué elemento es parte del 'Cuadro de Clasificación' de una entidad?
- A) La lista de proveedores de software autorizados.
- B) La estructura jerárquica de las series y subseries documentales de la organización.
- C) El organigrama de los puestos de trabajo del departamento de TI.
- D) El plan de recuperación ante desastres (DRP).
El Cuadro de Clasificación Documental, regulado por la NTI de Descripción de Documentos, es el instrumento que refleja la estructura jerárquica y sistemática de los fondos documentales de una organización en series y subseries.
Pregunta 26: ¿Qué indica un código de estado HTTP 404 en el contexto de SEO y gestión de un sitio web?
- A) Que la página se ha movado permanentemente a otra URL (redirección).
- B) Que el servidor ha procesado correctamente la solicitud.
- C) Que el servidor no ha podido encontrar la página solicitada.
- D) Que hay un error interno en el servidor.
El código de estado HTTP 404 'Not Found' indica que el servidor no pudo encontrar el recurso solicitado. Un exceso de errores 404 puede perjudicar la experiencia de usuario y el SEO, por lo que deben monitorizarse y corregirse.
Pregunta 27: La 'firma electrónica reconocida', según el Reglamento eIDAS, tiene un efecto jurídico equivalente a:
- A) La firma manuscrita.
- B) Un sello de correos.
- C) Un correo electrónico certificado.
- D) Una declaración jurada verbal.
Según el artículo 25.2 del Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS), una firma electrónica reconocida no podrá ser denegada efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales por el mero hecho de ser electrónica, equivaliendo a la firma manuscrita.
Pregunta 28: ¿Qué función cumple principalmente un 'caché' en un CMS como WordPress?
- A) Almacenar temporalmente contenidos procesados para reducir la carga del servidor y acelerar la entrega de páginas.
- B) Actuar como cortafuegos (firewall) para bloquear ataques de fuerza bruta.
- C) Cifrar la comunicación entre el navegador del usuario y el servidor.
- D) Gestionar las licencias de los plugins y temas instalados.
El sistema de caché (a nivel de página, objeto o opcode) guarda copias estáticas del contenido dinámico generado por el CMS. Al servir estas copias, se evita reprocesar scripts y consultas a la base de datos en cada visita, mejorando radicalmente el rendimiento.
Pregunta 29: En una estrategia de 'link building' para SEO, ¿qué práctica se considera ética y efectiva?
- A) Compra de enlaces en redes de blogs (Private Blog Networks - PBNs).
- B) Creación de contenido de calidad que otros sitios quieran enlazar de forma natural.
- C) Envío masivo de correos solicitando enlaces sin personalizar.
- D) Inclusión de enlaces ocultos en el pie de página del sitio.
La creación de contenido relevante, original y valioso es la base del 'link building' ético (White Hat), ya que genera enlaces de forma natural desde otros sitios que lo referencian como fuente, lo que es altamente valorado por los algoritmos de los motores de búsqueda.
Pregunta 30: En el modelo de permisos de una herramienta colaborativa como SharePoint o Google Drive, el permiso de 'Lector' ('Viewer') permite generalmente:
- A) Editar, comentar y compartir el documento con otros.
- B) Solo ver el documento o archivo, sin poder editarlo ni comentarlo.
- C) Eliminar el documento y gestionar sus permisos.
- D) Transferir la propiedad del documento a otro usuario.
El rol de 'Lector' o 'Viewer' es el más restrictivo en la jerarquía de permisos típica, permitiendo solo la visualización del contenido sin capacidad de modificación, comentario o gestión de permisos.
Pregunta 31: ¿Qué formato de archivo se recomienda comúnmente para la preservación a largo plazo de documentos electrónicos textuales?
- A) DOCX (Microsoft Word)
- B) PDF/A (Portable Document Format/Archive)
- C) TXT (texto plano sin formato)
- D) HTML (HyperText Markup Language)
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